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Textos y autoedición

Aunque los procesadores de textos han recorrido un largo camino desde la inhóspita pantalla en blanco y negro de los años 80, un procesador está pensado para documentos de oficina o correspondencia, informes, apuntes... pero no par un uso intensivo de imagen o tratamientos especiales del texto. Por ejemplo, podríamos escribir fácilmente una novela o un libro de poesía tal como se imprimiría, pero difícilmente seríamos capaces de maquetar una revista, un catálogo a color o un folleto informativo con alto contenido gráfico.

Las soluciones más profesionales para estos propósitos son los progamas de DTP (de desktop publishing, o Autoedición.) Estos programas tienen funcione mucho más avanzadas para el diseño de las páginas, el manejo de bloques de texto, control tipográfico, gestión del color y colocación de imágenes. Una aplicación adicional que ha dado un nuevo sentido a este tipo de programas es la generación de ficheros PDF, en los cuales todas las decisiones de diseño de página y tipografía se mantienen fielmente para el lector.

montaje dtpLa forma en que los programas DTP manejan el texto es bastante diferente, y mucho más flexible, que en un procesador. Los textos y gráficos se pegan como si fueran recortes que se pueden mover libremente por la página, o de una página a otra; reservarse al lado de la página, sobre la “mesa de trabajo”. El texto que no cabe en un bloque, fluye hacia otro bloque, que se indica con le programa. Esto permite composiciones complejas y creativas de texto e imagen, como las que tenemos en las revistas o catálogos; por otra parte, también puede automatizarse el flujo de texto para crear distribuciones más regulares y simples (como en el texto de un informe o un libro.)

Software de maquetación.

Los programas de autoedición o maquetación de páginas no son precisamente aplicaciones caseras (con algunas excepciones), y tienen su ámbito de aplicación esencialmente en el mundo de las artes gráficas. Los más utilizados son:

Adobe InDesign/Adobe Pagemaker. Éste último llegó hasta la versión 6.5, pero ha sido sustituído por InDesign como herramienta de maquetación muy bien integrada con programas de gráficos del mismo fabricante, y con una interfaz semejante.

QuarkXpress es estrictamente una herramienta profesional, la que suelen utilizar en las imprentas. Según parece, el programa no sirve más que para publicaciones impresas y tiene escaso o nulo soporte para edición de html o para la pantalla. Muchas limitaciones del programa se suplen con lo que se denominan “Xtensions” —plugins que incorporan nuevas funciones y que deben adquirirse por separado.

Corel Ventura es un viejo programa que después de muchas vicisitudes fue adquirido por Corel. Algunas versiones de CorelDraw (como la versión 5 de hace unos años) incluían Ventura, pero ahora se vende por separado. No se utiliza mucho, porque en el pasado, según parece, ha tenido poca fiabilidad (cosa que también ha pasado con algunas versiones del propio Draw.)

controles de composiciónEl usuario doméstico o no profesional, tiene a su disposición dos programas no muy caros que hacen la tarea de maquetar más o menos decentemente: Microsoft Publisher y Serif Page Plus.  El segundo es más económico —puede encontrarse por menos de 5000 pts— y es una ganga, puesto que tiene muchas más prestaciones que Publisher: se acerca más al ámbito profesional. Publisher, por su parte, está en muchos hogares por el hecho de venir incluído en distintos paquetes de software doméstico y en ocasiones por ofrecerse incluído con la compra de un pc.

Para terminar, señalar que, igual que la frontera entre procesadores y programas de maquetación se ha hecho borrosa con las últimas versiones, también hay una aproximación de los programas de diseño gráfico (CorelDraw, Illustrator, Freehand) a los de DTP. Las funciones de texto y gráficos que incorporan los programas mencionados los convierten en aptas herramientas para la producción de publicaciones ricas en gráficos. De este trío, es Freehand sobre todo el que se utiliza mucho para la producción de publicaciones cortas (catálogos, folletos, trípticos, informes.)

Solucionar problemas con el texto.

Evitar problemas con los párrafos.

Maneras simples de evitar problemas comunes, como las líneas de un párrafo que quedan huérfanas del resto, páginas que comienzan con espacios en blanco, espacios que aparecen donde no debieran al cambiar el tamaño del texto...

Utilizando los atributos de párrafo para controlar su separación, interlineado y sangrías; evitar dos retornos de carro al final de párrafo. Si queréis mover texto a una posición específica, utilizad tablas o tabuladores, y no la barra espaciadora. Nunca debe forzarse el paso de una palabra a la línea siguiente con espacios en blanco o tabuladores: se puede romper la línea sin comenzar un nuevo párrafo con Mays + Retorno.  Y si se quiere forzar una página nueva, no debe hacerse añadiendo retornos de carro: se puede conseguir con Control + Retorno.

Para más sugerencias, aconsejamos un vistazo a la sección que trata de normas básicas sobre el texto.

Líneas danzarinas.

Seguro que os ha sucedido alguna vez. Al abrir en el procesador de texto un documento de texto, las líneas quedan cortadas donde les da la gana. Hay retornos manuales de carro por todas partes. Esto pasa cuando a) el que ha escrito el texto no sabe que el ordenador ajusta el ancho de las líneas automáticamente, o b) que el texto está importado de una página web o de un formato distinto, y ha emplazado retornos de carro allí donde aparecían originalmente.

Existe una solución rápida para este embrollo. Pero, por favor, no os dediquéis a corregir las cuatrocientas páginas línea a línea. Leed esto. La manera más fácil de arreglar este desaguisado, es utilizar un programa como NoteTab, que lo soluciona de golpe y automáticamente. Yo lo considero imprescindible para una persona que escriba o maneje textos con frecuencia. ¡Casi todas las personas que conozco!

Bieeen, no tenéis NoteTab y queréis arreglarlo desde Word mismo, o desde vuestro procesador. También puede hacerse, pero lleva algo más de trabajo. Id a edición>reemplazar. En la opción de Buscar (aparecerá un recuadro como el de la imagen), teclead ^p. Este carácter significa “un retorno de carro manual” para el programa. Substituidlo por un espacio en blanco. Ya está solucionado.

Pero para complicar las cosas, mucha gente separa párrafos con dos o más retornos (cosa que no debe hacerse, insistimos.) Entonces, ¿cómo distinguir las separaciones entre párrafos que queremos cambiar de las que no? Una posibilidad es repetir el truco anterior párrafo a párrafo y decidir qué queremos cambiar y qué no. Pero si el documento es largo, se hará eterno. Es preferible realizar una doble sustitución. Primero, eliminamos los retornos múltiples entre párrafos. Observad si son dobles, triples o lo que sea. Id a edición>reemplazar i teclead buscar: ^P^P (suponemos aquí que los espacios son dobles) y en reemplazar con: escribid caracteres que no aparecen en el documento, por ejemplo el símbolo del dólar $$ (evidentemente, si NO sale en el documento!) buscar y cambiar

Mirad la figura adjunta para ver el cuadro de diálogo con el que se hace este arreglo. Ahora haremos la sustitución dentro de cada párrafo (^p por espacios), como antes, y finalmente, sustituiremos $$ por un solo espacio entre párrafos. Asunto solucionado.

Insistimos de nuevo en que para separar los párrafos en un procesador de textos, no debe hacerse nunca con múltiples retornos. Ésta es realmente una chapuza que debe evitarse, puesto que todos los procesadores tienen una opción para controlar la separación entre párrafos, o la sangría de la primera línea: ésta es la herramienta que debe utilizarse.

Note Tab

Un programa que entra en la categoría de los imprescindibles. Cuando alguien me comenta los problemas que tiene para recuperar archivos de texto preparados en un programa distinto al que maneja, o que él mismo preparó en una versión diferente del mismo programa, me convenzo más de la importancia de guardar siempre una versión del texto sin formato (.txt) Este texto es recuperable desde cualquier programa y en diferentes sistemas operativos, sin problemas.

Para aplicar luego el estilo deseado al texto (tipos de letra, negritas, cursivas...) puede hacerse dentro del procesador de textos que se quiera, mientras se repasa el contenido.

Cualquier procesador de texto puede guardar lo escrito en este tipo de archivo (con la opción guardar como... o exportar...) Si queremos editar directamente texto sin formato, podemos hacerlo con la utilidad que incluye Windows, el " bloc de notes". Inicialmente está en Archivos de programa>Accesorios>Bloc de notas. Si lo usamos con frecuencia, conviene añadir un acceso directo en la barra de tareas o el escritorio.

Las principales limitaciones del bloc de notas de windows son 1) no permite abrir archivos de un cierto tamaño; 2) las capacidades de edición que tienen son miserables. Solución: emplear el WordPad (también incluído en Windows) o un procesador de textos como Word o StarWrite, y guardar al final como texto sin formato (.txt).

Pero os sugeriré un programa mucho mejor para esto. Es gratis y no me cansaré nunca de recomendarlo, porque me ha ahorrado mucho tiempo de tarea tediosa y tiene más prestaciones de las que podáis imaginar. Creo que yo empleo una mínima parte de sus opciones, y aún así ahorro montones de trabajo. Esta maravilla se llama NoteTab Light, y puede descargarse libremente de la red.

Note Tab Light

NoteTab corrige automáticamente las separaciones incorrectas entre párrafos, y muchos otros problemas frecuentes al pasar texto de un programa a otro.

De NoteTab es difícil destacar una sola cosa. Os pondré un ejemplo: cada vez que tenéis el problema comentado antes, de un documento con retornos de carro al final de cada línea, ¿cómo lo solucionáis? NoteTab lo hace solito, y con una sola orden. I así, mil cosas más. Descargadlo, ya.