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Organización del Tiempo: La teoría del tarro

por Jeremy Wright

Los pepinillos encurtidos crujientes tienen algo especial, ¿no? Su aroma puede dar náuseas a algunos, pero para mí es el sabor y el jugo que se abre paso en tu boca como una divina cascada de gusto. Como dijo el sabio, “¡Es como una explosión de gusto en tu boca!”

Bueno, este artículo realmente no tiene nada que ver con los pepinillos, ni tiene nada que ver con la comida o con los sabios. De hecho, este artículo no tiene que ver con nada tangible, a menos que elijas seguirme. Aunque no tienes que hacerlo, te lo sugiero encarecidamente, puesto que al final de este artículo podrías tener algo útil.

El tarro

Diversas teorías sobre Manejo del Tiempo se han sucedido: han ido y han venido. He intentado practicar muchas de estas teorías y la mayoría han fallado debido a la enorme proporción de tiempo que necesitaba para seguirlas, en lugar de ahorrarme tiempo. Los beneficios nunca parecía que compensarían el coste, espero explicarme bien.

La última teoría de Manejo del tiempo de la que oí hablar de hecho me ha hecho parar y pensar sobre cómo llevo toda mi vida. Esto no suele suceder a menudo, ¡y no me refiero a pensar, bromistas! La teoría que me enseñaron recientemente en un curso de Liderazgo que estoy soportando se llama la Teoría del Tarro (de pepinillos.)

La teoría

Imagina o , si quieres realmente visualizarlo, toma un tarro de pepinillos encurtidos vacío. Un gran tarro, en el que podrías meter al menos tres de los mayores pepinillos que jamás hayas imaginado. Para aquellos a los que no les gustan los pepinillos, lo lamento, podéis sustituir las palabras “tarro de pepinillos” por “tarro de galletas” donde sea necesario.

Okey, así que tienes el tarro. Ahora, coloca algunos pedruscos dentro. Coloca todos los que sea posible. Dime cuando esté lleno. Ahora, sé que piensas que está lleno, pero intenta poner un par más de todos modos.

Vale, ya tienes un tarro de pepinillos lleno en el que no cabe nada más ¿verdad? Ahora, coloca algunos guijarros dentro. Pon tantos como puedas, y levanta la mano y grita cuando creas que el tarro está repleto.

Ahora, toma el tarro lleno y toma arena y, como ya supones, puedes llenarlo aún más, hasta que posiblemente ya no quepa nada más. Pero aún cabe algo más: añade agua y compruébalo.

Estoy seguro que el significado de este pequeña experiencia no se te habrá escapado. Cada uno de nosotros tiene algunas grandes prioridades en la vida, representadas por los pedruscos grandes. También tenemos cosas que nos gusta hacer, como los guijarros. Tenemos otras cosas que debemos hacer, como la arena. Y otras cosas que simplemente se meten en todas partes y complican nuestra vida: el agua.

Ninguna de éstas son cosas malas en sí. Después de todo, necesitamos la variedad de estos objetos —desde las mayores prioridades a los tiempos de descanso— para sentirnos completamente realizados. Ninguna teoría de Control del Tiempo debería ignorar el equilibrio, y la Teoría del Tarro trata por completo del equilibrio. Debes dejar tiempo para todo, y todo simplemente encajará en su lugar debido.

Yo y mi día

Como ejemplo de mi día pre-pepinillos, mi pequeña lista de cosas que hacer era algo así:


8:00: Revisar y responder el email
8:30: Revisar diferentes sitios de comunidad y responder donde haga falta
9:00: Asegurar que todas las propiedades del web funcionan correctamente
9:15: Establecer las prioridades del día
9:30: Ir a dar un paseo, beber algo
10:00: Tareas de mantenimiento del sitio, eliminar contenidos obsoletos
11:00: Esbozar un artículo
11:30: Refinar el artículo que debe salir próximamente
12:00: Asegurarme de que todas las cosas relacionadas con el web están arregladas, funcionando y que todas las cuestiones estén resueltas
12:30: almuerzo
1:30: programación para el último proyecto
2:30: escribir cartas a clientes para tenerlos al día de los cambios en sus proyectos
3:30: revisar con el equipo el proyecto, tratar diferentes temas
4:30: … etc., etc., etc.

Realmente, podría haber cumplir muchas cosas con este tipo de día; es más, típicamente lo conseguía. Todos mis sitios funcionaban como es debido, había escrito algunos artículos, había conseguido hacer trabajo real, mantener relaciones con los clientes, asegurarme de que mi equipo trabajaba bien, así que ¿qué podría ir mal?

Bien, echa una ojeada a las primeras cinco horas del día. Entre las 8am y 1pm, todo lo que consigo hacer que realmente no podría meter en otros períodos en los que mi mente tiende a vagar (y tiendo a hacerlo) es escribir un artículo durante un rato.

Esta parte del día fue, pues, un gran desperdicio de tiempo. A menudo voy a almorzar sintiendo que me estoy convenciendo a mí mismo de que he sido productivo. Al final del día, siempre pensé que había hecho mucho, pero mi hora de almuerzo siempre tiene un sentimiento algo deprimente.

Aparte de esto, esta agenda no funciona si un cliente aparece y necesita mucho trabajo, si un sitio se ha desconfigurado o si tengo un email que requiere más de cinco minutos de atención. Si algo inesperado sucede, lo que realmente debemos esperar, mi mañana entera y a menudo el día completo se hace añicos.

Mi día nuevo y mejorado

En estos días posteriores a los "pepinillos", my agenda es muy diferente. Ahora programo los momentos que se pueden considerar los pedruscos grandes y dejo las otras prioridades, lo inesperado y pequeñas cosas que hago todo el día, como navegar por la web, para rellenar los huecos. Nuevo horario:


800: Establecer los "pedruscos" del día (¡literalmente, esto es lo que dice!) y tratar los emergencias
830: escribir artículos
1000: programar
1300: correspondencia con los clientes

De repente tengo lo que se siente como un día abierto. Tengo más tiempo para programar, consigo que las cosas estén acabadas antes, estoy más relajado, mi horario es más fluido. Todo funciona increíblemente bien.

En los días post-pepinillos me di cuenta de que lo que realmente necesitaba era localizar cuáles eran mis grandes pedruscos durante el día, y no anotar tiempo para nada más en mi rutina diaria. El Email no es un pedrusco: puedo pasar unos minutos, y maravilla de las maravillas, incluso un día o dos sin tocarlo.

El email se parece mucho al teléfono en el sentido de que todos tenemos teléfono por si hay alguna llamada importante, pero si pensamos en el último año de llamadas, resulta difícil encontrar más de una o dos ocasiones en las que era absolutamente necesario responder el teléfono o contestar el email en ese preciso instante.

Los detractores

Los hay en la audiencia que nunca han practicado las técnicas de Organización del Tiempo en el pasado. Sienten que son suficientemente productivos y consiguen hacer “lo suficiente” . Me alegro, es algo envidiable. Ahora, tomemos de nuevo el tarro y vaciémoslo.

Llenemos el tarro con agua hasta que esté completamente lleno. Ahora, intentemos añadir algo de arena. ¿qué significa que no puede ser?

Esta es la esencia de la teoría del Tarro de Pepinillos (o de Galletas). Al asegurarnos primero de que se anotan las prioridades mayores, se asignan al horario y se realizan durante el día, puedes dejar que las cosas pequeñas y menos importantes entren en el horario, hasta que has conseguido entrar en horario del día todas las cosas que necesitas hacer, y aún así relajado y divirtiéndote.

El valor del agua

Recomiendo mucho a todo el mundo que emplee al menos un Sistema de Organización del Tiempo. Te permite realmente hacer en lugar de ir pasando sin ningún objetivo a la vista. Tanto si eliges este sistema particular o no, recuerda: come los pepinillos antes de vaciar el tarro, ¡están tan ricos!

Jeremy es un diseñador, desarrollador, etc. No tiene muchos títulos, pero le gusta hacer lo que sea para ayudar a la gente, y lo ha venido haciendo a través de artículos y tutoriales durante casi una década.

[ Este artículo ha sido traducido con permiso de A List Apart y del autor.]