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Acrobat PDF

Qué es PDF

Las siglas de los documentos PDF significan Portable Document Format. Este tipo de ficheros pueden leerse e imprimirse utilizando un programa gratis, Adobe Acrobat Reader. Este programa se incluye con muchas aplicaciones comerciales, en cd-roms de revistas i, en todo caso, puede descargarse gratuitamente de su fabricante, Adobe (www.adobe.com.) Cada vez se utiliza más este formato, tanto en Internet como en los manuales que acompañan muchos programas. De hecho, algunos programas ya no llevan ayuda impresa; adjuntan un manual en forma de PDF, para que el usuario pueda leer e imprimir las secciones que realmente le interesan. Muchos impresos oficiales y de empresas también se proporcionan en forma digital en PDF. ¿A qué se debe este éxito? ¿Qué ventajas tiene este formato de documento? En este artículo explicaremos estas cuestiones.

Adobe Acrobat Reader es un lector de ficheros PDF: permite las funciones básicas de leer el documento, imprimirlo y buscar palabras o expresiones. Normalmente, se pueden copiar partes del texto y las imágenes para pasarlas a otras aplicaciones (a menos que esta opción esté bloqueada: los ficheros de Acrobat pueden estar protegidos contra modificación y/o copia.) Su manejo no ofrece dificultades: en ocasiones, el documento incluye una tabla de contenidos que aparece en el margen izquierdo de la pantalla. Pulsando sobre un título de una sección nos lleva a ésta, en forma de hiperenlace. A veces, también encontramos una vista en miniatura de las páginas, que permite localizar de forma visual partes concretas del documento; evidentemente, esta opción tiene sentido en especial para documentos ricos en gráficos e imágenes. El programa permite leer el documento con diferentes grados de ampliación, con una lupa para elegir el tamaño elegido.

Dentro del documento en sí, encontramos texto e imagen, y puede incluir hiperenlaces semejantes a los de una página web; pueden enlazar con cualquier tipo de documento digital, páginas web incluidas. Las principales ventajas que ofrece un documento PDF residen en que el formato original que el autor o diseñador decidió para el documento se mantiene fielmente, tanto por lo que respecta al diseño de la página como la tipografía o el color, y con independencia del sistema operativo. A diferencia de las páginas web, estos aspectos no se ven alterados por las preferencias del usuario o lector. Además, un archivo pdf puede contener imágenes vectoriales que no pierden calidad al aumentar el detalle con que leemos (el equivalente a esta capacidad en las páginas web está en los ficheros de flash, cada vez más populares.)

Las características del formato PDF se deben a que el código empleado para generar un documento en él se basan en PostScript, un lenguaje de programación diseñado para la definición de páginas para sistemas de impresión de alta definición. Un fichero PDF puede configurarse de muchas maneras, optimizando su tamaño según vaya destinado a imprenta, distribución electrónica e Internet, incorporación en un CD-ROM... Al ser una variante, pues, del código postscript, los ficheros PDF pueden incluir gráficos vectoriales, y al ampliar la página para ver detalles no se pierde calidad, ni en las letras ni en los gráficos de este tipo.Los tipos de letra que utilicemos en el documento pueden incrustarse (siempre que el fabricante de la fuente lo permita.) Así, el tamaño del fichero pdf aumenta en proporción a las fuentes que se incorporen, pero podemos estar seguros de que se conservaran intactos todos los atributos tipográficos del documento. Para evitar que el tamaño aumente demasiado, Acrobat permite incrustar un sub-juego de los caracteres, con la información necesaria para dibujar en pantalla sólo aquellos caracteres que figuran en el documento. Las fuentes más cómodas para la incrustación son las Type 1: no hace falta que estén instaladas en el sistema, sino que es suficiente con que estén activadas (cargadas en memoria) en el momento de crear el PDF, y con que se indique en qué carpeta están los ficheros de las fuentes.

Cómo se crea un documento PDF.

La mejor solución para publicar digitalmente en Acrobat-PDF es, naturalmente, tener el programa específico de Adobe: Acrobat. Dado que tiene un coste elevado, esta opción sólo se tiene en cuenta si deben producirse gran cantidad de proyectos. Acrobat es un paquete que incluye diferentes utilidades para poder crear y modificar documentos PDF. La pieza clave el Acrobat, un programa con una interfaz semejante a Acrobat Reader, pero con más opciones para retocar los contenidos, añadir índices y miniaturas, y otras opciones.Acrobat Distiller y PDF writer, también parte de Acrobat, funcionan como impresoras del sistema. Cuando se tiene un documento listo desde cualquier aplicación, se elige la opción de imprimir y se elige como impresora bien Distiller, bien pdf-writer. En lugar de imprimir físicamente, estos programas generan el código postscript necesario para la creación del fichero pdf. Ambos programas tienen diferentes opciones para configurar la salida: tamaño de página, compresión de las imágenes...

En general, PDF Writer es más simple en su manejo, y permite también la incrustación de fuentes (embedding): pero no sirve si el fichero debe incluir gráficos vectoriales EPS. Distiller admite más parámetros de configuración y localiza automáticamente las fuentes Type 1 para su incorporación al documento. Basta con indicarle al programa en qué carpetas del sistema se encuentran las fuentes para que "recoja" las necesarias.

Crear ficheros PDF sin tener Acrobat también es posible: existen muchos programas que incluyen un filtro de exportación (y algunos también importación) para este tipo de archivos. Por ejemplo, CorelDraw tiene este filtro: no tendremos el grado de control que permite Acrobat, pero no está mal. También existen utilidades gratis o shareware para generar PDF: una de ellas es HTMLDoc, un programa gratis que genera un pdf a partir de la o las páginas web que le indiquemos. La ventaja que tiene esta conversión es que en un solo fichero incluye todas las imágenes, enlaces internos, etc. de un conjunto de páginas Web. Así, podemos condensar en un único archivo todo un conjunto de páginas. Opción interesante para transportar páginas Web de un ordenador a otros: así resulta mucho más cómodo. El programa se puede obtener sin coste alguno. La dirección la encontraréis en la sección de Cheapware.

Recursos sobre PDF

La primera página que conviene visitar es la de Adobe, el creador del formato pdf y de Acrobat. Podemos bajar gratis la última versión de Acrobat reader y obtener información general y sugerencias sobre PDF. También tienen un motor de búsqueda en la web de documentos PDF.From Paper to Web es un muy interesante manual sobre la creación de documentos digitales. Un buen libro que puede (¿?) al menos podía descargarse gratis, en formato PDF, naturalmente, desde las páginas de Adobe Press. Se trata de un buen regalo (el libro costaba 45 dólares.)Pure PDF, PDF Planet y PDF Universe son webs dedicadas a todo aquello relacionado con PDF que ofrecen, entre otras cosas, interesantes ideas, enlaces y programas relacionados con la creación y manipulación de archivos de Acrobat.

Octavo es una editorial muy particular. Un ejemplo magnífico de las aplicaciones de las nuevas tecnologías, y del enlace insospechado entre el futuro y el pasado. Reeditan digitalmente ediciones antiguas de libros -obras que son muy valiosas o piezas de coleccionista- Utilizan el formato PDF para reproducir fielmente las imágenes, la tipografía, la textura del papel... pero por otro lado el texto y las imágenes son completamente editables (se pueden copiar, buscar palabras...) e incluye índice con hiperenlaces y miniaturas. F-a-s-c-i-n-a-n-t-e. Estas ediciones se venden en formas de compact disc, a un precio asequible, al menos en comparación con lo que costaría, por ejemplo, la edición princeps de De Humani Corporis Fabrica de Andreas Vesalius!!) en su página encontramos muestras gratuitas de parte de sus libros y explican en detalle el proceso de producción de los mismos. Una visita obligada.

Ideas para PDF.

Cuándo y cómo cabe utilizar el PDF

Los documentos portátiles pdf están pensados para la distribución electrónica de ficheros, sea a través de red, sea en forma de cd-rom o en otros soportes. Los archivos mantienen fielmente, como hemos comentado, el diseño de página ideado originalmente. Pero esto también es lo que se pretende con las páginas web. Entonces, ¿en qué supera un documento pdf a uno en htm, es decir, una página web? Hasta que aparecieron las versiones 4 de los navegadores, las ventajas del formato pdf sobre las páginas web eran evidentes; en las primeras versiones de los navegadores, para empezar, no era posible asegurar que el lector vería la página con el tamaño, color y tipo de fuente elegidos por el diseñador; y las posibilidades de diseño de página web eran francamente limitadas. Las primeras páginas web, a principio de los años 90, ni siquiera permitían colocar el texto en columnas, la principal forma de maquetar de las páginas actuales. No había tampoco forma de controlar la tipografía con que se mostraría la página, y los gráficos debían ser necesariamente mapas de bits (gif y, posteriormente, también jpg.) Todo esto daba un margen muy amplio a los ficheros de Acrobat como forma ideal de distribuir documentos en formato idéntico al original, y con mucha más flexibilidad.

Estos últimos años, sin embargo, con las versiones 4 y posteriores de los navegadores, la situación ha cambiado totalmente, y la distancia entre los dos formatos se ha reducido mucho. Ahora una página web puede diseñarse con una gran flexibilidad; se pueden elegir las fuentes que se deseen y, si es preciso, pueden incluso incrustarse en el documento; se pueden añadir gráficos vectoriales compactos e interactivos (Flash y, pronto,  SVG) y en suma, la idea del diseñador puede respetarse mucho más fielmente a través del proceso de creación de páginas web. Aún así existen algunos problemas derivados de la falta de control del tamaño físico de las páginas al imprimir, el posicionamiento correcto de los elementos, y otras cuestiones que nos llevan de nuevo a la necesidad de un formato como el PDF, que nos ofrece todas las garantías de una absoluta consistencia entre el documento original y el que el lector obtiene en pantalla o impreso. Con Acrobat, para que se muestre como debe el documento, no hay dependencia de programas adjuntos (o plugins), de tener la última versión, o de una determinada configuración del navegador. Por otro lado, para transferir o transportar un fichero de Acrobat, la información está toda contenida en un solo fichero .pdf en lugar de estar repartida en varios archivos y tal vez carpetas como en el caso de las páginas en html. La incorporación de fuentes a las páginas web ha sido hasta ahora un proceso sin demasiadas garantías y, en el mejor de los casos, bastante laborioso. En contraste, para crear un documento PDF que incorpore las fuentes necesarias, el programa lo hace automáticamente y sin problemas.

En el mundo de la imprenta, el formato PDF ha ganado otro terreno de aplicación: muchos diseñadores ahora crean ficheros Acrobat para entregar sus trabajos al servicio de impresión. Si se configura debidamente la salida del fichero Acrobat, el impresor tendrá todo lo que necesita para poder imprimir correctamente el diseño que se le ha proporcionado. En las oficinas, la generación de documentos PDF ayuda a reducir la cantidad de formularios y demás documentos que deben almacenarse y archivarse.

Consejos y ejemplos interesantes del uso de PDF.

Veamos algunas aplicaciones para las cuales el formato PDF es ideal: estos son simplemente ejemplos reales, aquello que se hace actualmente con el formato de Acrobat.

  • Formularios. Cuando se desea distribuir electrónicamente un formulario que se respete escrupulosamente, pdf es la solución. Muchas instituciones, entre ellas gobiernos autonómicos o el Bol etín Oficial del Estado, editan una versión electrónica de sus publicaciones oficiales y la distribuyen en forma de cd-rom o a través de la red. Así, un ciudadano que, por ejemplo, necesite un formulario determinado, puede bajárselo de Internet, ahorrando el viaje a una dependencia oficial sólo para recogerlo. Con Acrobat, la empresa o la administración se asegura de que el formulario que se imprima será idéntico al modelo oficial.
  • Libros  como los del fascinante proyecto de Octavo, que ya hemos comentado. Es fascinante cómo se puede recuperar la herencia del pasado, en una maravillosa combinación del mundo del papel y el mundo de los bits. Ahora empieza a trabajarse en serio en los e-books, un formato de libro electrónico donde aún hay mucho que decidir, pero parece que un sistema como el PDF tiene muchas posibilidades de convertirse en un estándar.
  • Crear un ezine. Si queremos publicar una revista electrónica, un ezine, la forma más simple es hacerlo en forma de página web. Pero si tiene especial importancia el formato, la tipografía... podemos recurrir a Acrobat. Tenemos una magnífica muestra, sin ir más lejos en la propia publicación de Adobe Magazine, una revista de diseño.
  • Presentaciones y material educativo para la pantalla. Acrobat puede ser una herramienta para la creación de presentaciones, semejante a PowerPoint. Tiene una serie de ventajas claras: el control de la transición entre páginas, hiperenlaces, flexibilidad en la incorporación de gráficos y fuentes y maquetación... y además el diseño se puede realizar en cualquier aplicación, para después crear el documento PDF.
  • Presentación de originales a una imprenta; otro ejemplo citado antes. Dado que PDF está basado en el lenguaje estándar de la impresión comercial de calidad, el PostScript, y que las fuentes Type1 también están basadas en PostScript,  se trata de un formato fiable, respaldado por una larga experiencia de uso profesional.
  • Crear catálogos de fuentes o de gráficos. Muchas webs proporcionan catálogos de sus productos en forma de pdf. La ventaja que esto tiene es que el visitante se ahorra un largo recorrido por diferentes secciones de la web para ver los productos. Descarga un solo fichero y después, offline, lo examina en detalle.
  • Libros de texto a la carta. Una buena idea para una editorial: vender libros con formato a la carta. El visitante paga una cantidad por el texto y elige cómo quiere descargarlo. Unos pueden elegir texto simple, otros pueden escoger un tipo determinado de letra y con ilustraciones o sin ellas. Una vez elegidas las opciones, en la editorial online crean el libro personalizado, en forma de fichero de Acrobat y se deja listo para descargar, con una contraseña que se facilita después del cobro. Probablemente esto ya se hace. Si no es así, se trata sin duda de una buena idea.
  • Crear un solo documento PDF para recopilar un conjunto de páginas Web. Una buena manera de transportar un conjunto de páginas en html. Esta es una magnífica idea, por ejemplo, para crear una presentación de una web. Basta crear un único fichero PDF, que incluirá todo el texto y las imágenes. Esto se hace fácilmente con Acrobat. Incluso tiene la capacidad (que encontramos en programas como WebReaper) de descargar una web entera, o las partes que se le indiquen, y seguir enlaces externos, para, a continuación, crear un solo documento PDF con todo correctamente colocado. El programa gratuito HTMLDoc ( ver la pàgina de Cheapware) hace algo parecido.